Immer mehr Firmen steigen auf den Digitalisierungszug auf und tauschen dicke Aktenordner gegen digitale Dokumente. Doch in manchen Fällen ist es verpflichtend, die Originale in Papierform aufzuheben, da sie nur dann gültig sind. Welche Verträge, Rechnungen und Belege Firmen aufheben müssen, was bei den Aufbewahrungsfristen zu beachten ist und warum auch der richtige Versicherungsschutz nicht fehlen sollte, erklären Birgit Weiß, Expertin der NÜRNBERGER Versicherung, und Ralf Beißer, Vorstandssprecher der Neue Rechtsschutz-Versicherung.
In vielen Büros, Handwerksbetrieben oder Produktionsfirmen wachsen im Laufe der Zeit die Papierstapel in den Regalen. Viele Unternehmen heben jedes Dokument auf. In einigen Fällen ist dies auch gesetzlich vorgeschrieben. „Laut Steuer- und Handelsrecht müssen buchführungspflichtige Betriebe, also zum Beispiel Kapital- und Personengesellschaften, alle für die Besteuerung wichtigen Aufzeichnungen aufbewahren“, weiß Beißer. Meist handelt es sich dabei um Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Bilanzen oder Buchungsbelege. „Aber auch Geschäftsbriefe wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, die Unternehmen an Empfänger versenden oder selbst erhalten, müssen sie aufheben“, ergänzt der Experte. Je nach Branche können sich die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unterscheiden.
WIE LANGE MÜSSEN FIRMEN DOKUMENTE AUFBEWAHREN?
Je nach Dokumentart gelten andere Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher und Aufzeichnungen wie Arbeitsanweisungen sowie Eröffnungsbilanzen und Rechnungen müssen Unternehmen zehn Jahre archivieren, Buchungsbelege acht Jahre. Werden Unternehmen von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) überwacht, müssen sie sich erst ab 2026 an diese Frist halten, werden sie jedoch nicht von der BaFin beaufsichtigt, gilt die Regelung schon ab 2025. Für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Steuerunterlagen sind es sechs Jahre. „Die Fristen beginnen immer mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Unternehmen beispielsweise den letzten Eintrag in das Buch vorgenommen hat, und enden ebenfalls mit Jahresende nach sechs oder zehn Jahren. Für einen Bankbeleg aus dem Jahr 2014 heißt das: Unternehmen müssen diesen bis zum 31.12.2024 aufheben“, so Beißer. „Eine Ausnahme gilt bei Verträgen. Hier startet die Aufbewahrungsfrist nach Ende der Vertragsdauer.“
WAS GILT FÜR DIE AUFBEWAHRUNG?
„Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden müssen Betriebe immer in Originalform und vor Feuer und Feuchtigkeit geschützt aufbewahren“, erklärt Weiß. „Außerdem müssen sie dafür sorgen, dass diese während der gesamten Aufbewahrung lesbar bleiben und die Schrift beispielsweise bei Thermopapier nicht verblasst. Daher gilt: Eine Kopie auf normalem Papier anfertigen und zusammen mit dem Original ablegen.
Weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen können Unternehmen hingegen auch digital speichern. Handelsbriefe und Eingangsrechnungen müssen sie bildlich, also zum Beispiel als Scan, wiedergegeben können. Wichtig dabei: Das Bild muss dem Original entsprechen. Das bedeutet: Das digitale Dokument muss alle Kontrollmerkmale wie Stempel enthalten sowie die gleiche Farbe haben. Für weitere Dokumente wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Co. ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend. Das heißt, Betriebe können lediglich die für die Aufbewahrung wichtigen Informationen speichern. Sie müssen allerdings unter anderem sicherstellen, dass der Inhalt unverändert bleibt.
DOKUMENT VERLOREN – WAS JETZT?
Bewahren Unternehmen ihre Unterlagen nicht ordnungsgemäß auf und werden sie dadurch zerstört oder weigern sie sich, diese auszuhändigen, verstoßen sie gegen ihre Pflichten. Trotz sorgfältiger Aufbewahrung kann es passieren, dass ein Dokument abhandenkommt. „Im schlimmsten Fall kann das in einem Rechtsstreit enden“, so Weiß. „Hinzu kommen meist hohe Gerichts- und Anwaltskosten.“ Mit einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung sind Firmen dann zumindest vor den finanziellen Folgen geschützt.
